CÁCH GHI - LƯU Ý CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ TNCN

Cách ghi chứng từ khấu trừ thuế TNCN:
I. Thông tin tổ chức cá nhân trả thu nhập:
[01] Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập: Ghi rõ ràng, đầy đủ bằng chữ in HOA theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đối với cá nhân là tên ghi trong tờ đăng ký mã số thuế hoặc chứng minh nhân dân.
[02] Mã số thuế: Ghi đầy đủ mã số thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập như trên Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế do cơ quan thuế cấp.
[03] Địa chỉ: Ghi đúng theo địa chỉ thường trú như đã đăng ký với cơ quan thuế.
[04] Điện thoại: ghi số điện thoại để thuận tiện cho việc liên hệ giữa cơ quan thuế và người nộp thuế
II. Thông tin người nộp thuế
[05] Họ và tên người nộp thuế: Ghi chữ in HOA theo tên trong Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.
[06] Mã số thuế: Ghi đầy đủ mã số thuế của người nộp thuế như trên Thông báo mã số thuế do cơ quan thuế cấp
[07] Quốc tịch: khai trong trường hợp không phải quốc tịch Việt Nam
[08] Cá nhân cư trú: Đánh dấu (x) vào ô nếu người nộp thuế là cá nhân cư trú
[09] Cá nhân không cư trú: Đánh dấu (x) vào ô nếu người nộp thuế là cá nhân không cư trú
[10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ : Ghi số địa chỉ hoặc điện thoại phục vụ cho liên hệ giữa cơ quan thuế và người nộp thuế
[11] Số chứng minh thư nhân dân (CMND): khai trong trường hợp mang quốc tịch Việt nam; Số Hộ chiếu: khai trong trường hợp không mang quốc tịch Việt nam
[12] Nơi cấp: (tỉnh/thành phố đối với số CMND); (quốc gia đối với hộ chiếu)
[13] Ngày cấp: ghi ngày được cấp trên CMND hoặc hộ chiếu
III. THÔNG TIN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN KHẤU TRỪ
[14] Khoản thu nhập: ghi rõ loại thu nhập cá nhân nhận được như: thu nhập từ tiền lương, tiền công, từ kinh doanh, từ đầu tư vốn…
[15] Thời điểm trả thu nhập: là thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập của tháng trong năm dương lịch. Trường hợp chi trả thu nhập trong khoảng thời gian thì phải ghi từ tháng nào đến tháng nào.
[17] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: là số thuế thu nhập mà tổ chức, cá nhân đã khấu trừ của cá nhân.
[18] Số thu nhập cá nhân còn được nhận: được xác định bằng tổng thu nhập chịu thuế mà tổ chức, cá nhân đã trả cho cá nhân
Lưu ý: khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN:
1. Tổ chức trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của người nhận thu nhập tại đơn vị theo quy định và cấp chứng từ khấu trừ cho người nhận thu nhập có số thuế đã bị khấu trừ.
2. Chứng từ khấu trừ phải sử dụng theo đúng thứ tự, từ số nhỏ đến số lớn , không được dùng bỏ cách số thứ tự, trùng số liệu, trùng ký hiệu.
3. Trường hợp chứng từ khấu trừ lập sai nội dung nhưng chưa giao cho người nộp thuế cần hủy bỏ chứng từ khấu trừ thì gạch chéo để huỷ bỏ và phải lưu đầy đủ các liên của số chứng từ khấu trừ.
4. Trường hợp lập lại chứng từ khấu trừ. Những trường hợp chứng từ khấu trừ đã được lập và giao cho người nộp thuế, sau đó phát hiện sai phải lập lại chứng từ khấu trừ thay thế thì tổ chức trả thu nhập phải lập biên bản ghi rõ nội dung sai, số, ngày chứng từ khấu trừ đã lập sai có chữ ký xác nhận của người nhận thu nhập, đồng thời yêu cầu người có thu nhập nộp lại liên chứng từ đã lập sai (liên giao cho người bị khấu trừ) cho tổ chức trả thu nhập để lưu cùng với biên bản. Sau khi đã thu hồi chứng từ khấu trừ lập sai, tổ chức trả thu nhập lập chứng từ khấu trừ mới thay thế để giao cho người nộp thuế và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về số chứng từ khấu trừ huỷ bỏ.
Chú ý: Căn cứ Quyết định số 440/QĐ-TCT ngày 14/03/2013 của Tổng cục Trưởng-Tổng cục Thuế về việc ban hành quy trình quản lý ấn chỉ. Trường hợp Công ty có đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế do Cơ quan thuế cung cấp thì Công ty có trách nhiệm thực hiện báo cáo theo quý theo quy định tại Bảng kê thanh toán biên lai (Mẫu số CTT25/AC) ban hành kèm theo quyết định số 440/QĐ-TCT.